Información sobre el tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable es BackOffice Outsourcing Sp. z o.o., con domicilio social en Aleja Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Varsovia, Polonia. Puede contactar por correo postal o en cok@backofficeoutsourcing.de.

2. Contacto para protección de datos

Para cuestiones relativas a datos personales y al ejercicio de derechos, contacte con Robert Kütz en cok@backofficeoutsourcing.de o por correo postal, indicando “Protección de datos”.

3. Datos tratados y procedencia

Según la relación existente, podemos tratar datos identificativos y profesionales, nombre de la empresa, cargo, datos de contacto, correspondencia, información necesaria para preparar una oferta o ejecutar un contrato y datos de facturación. Proceden directamente del interesado, de su empleador o contratista, de formularios web, de la correspondencia o de fuentes públicas legalmente accesibles, como registros mercantiles y páginas corporativas.

4. Fines y bases jurídicas

Tratamos los datos únicamente en la medida necesaria para un fin determinado:

• preparación de ofertas, contacto precontractual y ejecución del contrato — art. 6.1.b RGPD;
• cumplimiento de obligaciones contables, fiscales y legales — art. 6.1.c RGPD;
• gestión de consultas, formulación o defensa de reclamaciones, seguridad de los servicios y marketing directo conforme a la normativa aplicable — art. 6.1.f RGPD;
• actividades que requieren consentimiento voluntario, incluidas determinadas comunicaciones comerciales — art. 6.1.a RGPD. El consentimiento puede retirarse en cualquier momento.

5. Carácter voluntario

Facilitar los datos es voluntario, aunque puede ser necesario para recibir una respuesta, preparar una oferta, celebrar o ejecutar un contrato. Los datos exigidos por ley son obligatorios en el alcance legalmente previsto. No facilitar los datos necesarios puede impedir la actuación o el servicio solicitado.

6. Conservación

Los datos de consultas y negociaciones se conservan durante el tiempo necesario para gestionar el asunto y posteriormente durante el plazo necesario para protegerse frente a reclamaciones. Los datos contractuales se conservan durante la ejecución del contrato y hasta que prescriban las reclamaciones. La documentación contable y fiscal se conserva durante el plazo legal. Los datos basados en el consentimiento se conservan hasta su retirada o hasta que finalice antes el fin del tratamiento.

7. Destinatarios

Los datos solo podrán comunicarse a entidades que apoyen nuestros servicios u obligaciones legales: proveedores de TI y alojamiento, operadores postales y de mensajería, imprentas y subcontratistas, asesorías contables, bancos, asesores jurídicos, auditores y organismos públicos autorizados. Los encargados reciben únicamente los datos necesarios y actúan conforme a los contratos correspondientes.

8. Transferencias fuera del EEE

Cuando un proveedor tecnológico implique transferencias fuera del Espacio Económico Europeo, aplicamos las garantías exigidas por la ley, en particular una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo.

9. Derechos

Conforme a las condiciones del RGPD, tiene derecho a:

• acceder a sus datos y obtener una copia;
• rectificar sus datos;
• suprimirlos o limitar su tratamiento;
• la portabilidad de los datos;
• oponerse al tratamiento basado en interés legítimo, incluido el marketing directo;
• retirar el consentimiento sin afectar al tratamiento previo lícito;
• presentar una reclamación ante la autoridad de control competente.

Las solicitudes pueden enviarse a cok@backofficeoutsourcing.de o al domicilio postal de la empresa.

10. Decisiones automatizadas

No adoptamos decisiones con efectos jurídicos o similares basadas exclusivamente en tratamientos automatizados, incluida la elaboración de perfiles.

11. Seguridad

Aplicamos medidas organizativas y técnicas adecuadas para proteger los datos frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación. Respetamos los principios de licitud, minimización, limitación de la finalidad, exactitud, limitación del plazo, integridad y confidencialidad.

12. Servicios postales y tratamiento por cuenta del cliente

En los servicios postales, las funciones y responsabilidades derivan de la legislación postal, del RGPD y de la naturaleza del servicio. Cuando tratamos datos únicamente por cuenta del cliente en otros servicios, el contrato de encargo define el fin, alcance y reglas del tratamiento. La información protegida por el secreto postal se utiliza solo cuando es necesaria para prestar el servicio o cumplir la ley.

Marco jurídico

Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), Ley polaca de Protección de Datos Personales de 10 de mayo de 2018 y Ley postal polaca de 23 de noviembre de 2012.