Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest BackOffice Outsourcing Sp. z o.o. z siedzibą przy al. Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Warszawa. Z administratorem można skontaktować się listownie lub elektronicznie pod adresem cok@backofficeoutsourcing.de.

2. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i realizacji praw można kontaktować się z Robertem Kützem pod adresem cok@backofficeoutsourcing.de lub listownie na adres siedziby spółki z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy

W zależności od relacji możemy przetwarzać dane identyfikacyjne i zawodowe, nazwę firmy, stanowisko, dane kontaktowe, treść korespondencji, informacje potrzebne do przygotowania oferty lub realizacji umowy oraz dane rozliczeniowe. Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od jej pracodawcy lub kontrahenta, z formularzy na stronie, z prowadzonej korespondencji albo z legalnie dostępnych źródeł publicznych, takich jak KRS, CEIDG i firmowe strony internetowe.

4. Cele i podstawy prawne

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonego celu:

• przygotowanie oferty, kontakt przed zawarciem umowy oraz realizacja umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wypełnienie obowiązków księgowych, podatkowych i innych obowiązków wynikających z prawa — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• obsługa zapytań, dochodzenie lub obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa usług oraz marketing bezpośredni prowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• działania wymagające dobrowolnej zgody, w tym wybrane formy komunikacji marketingowej — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do otrzymania odpowiedzi, przygotowania oferty, zawarcia lub realizacji umowy. Dane wymagane przepisami prawa są obowiązkowe w zakresie wynikającym z tych przepisów. Niepodanie niezbędnych danych może uniemożliwić wykonanie danej czynności lub świadczenie usługi.

6. Okres przechowywania

Dane związane z zapytaniem lub negocjacjami przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do ochrony przed roszczeniami. Dane dotyczące umowy przechowujemy przez okres jej wykonywania, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Dokumentację księgową i podatkową przechowujemy przez okres wymagany przepisami. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do jej wycofania lub do wcześniejszego ustania celu przetwarzania.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługi lub realizować obowiązki prawne, w szczególności dostawcom systemów IT i hostingu, operatorom pocztowym i kurierskim, drukarniom i podwykonawcom, biurom księgowym, bankom, doradcom prawnym, audytorom oraz uprawnionym organom publicznym. Podmioty działające na nasze zlecenie otrzymują dane tylko w niezbędnym zakresie i na podstawie odpowiednich umów.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli korzystanie z określonego dostawcy technologicznego wiąże się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, stosujemy wymagane prawem mechanizmy ochronne, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wniosek dotyczący realizacji praw można przesłać na adres cok@backofficeoutsourcing.de lub pocztą na adres siedziby spółki.

10. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem. Przestrzegamy zasad zgodności z prawem, minimalizacji danych, ograniczenia celu, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności.

12. Usługi pocztowe i powierzenie danych

W przypadku świadczenia usług pocztowych status i zakres odpowiedzialności za dane wynikają z Prawa pocztowego, RODO oraz charakteru konkretnej usługi. Gdy przetwarzamy dane wyłącznie w imieniu klienta przy realizacji innych usług, zasady, cel i zakres przetwarzania określa umowa powierzenia danych. Informacje objęte tajemnicą pocztową są wykorzystywane tylko w zakresie niezbędnym do wykonania usługi lub spełnienia obowiązku prawnego.

Podstawy prawne dokumentu

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawa z 23 listopada 2012 r. — Prawo pocztowe.